Datenstrategie: Prozesse etablieren, Stakeholder involvieren

Der Einkauf fungiert in den Unternehmen mehrheitlich als zentrale Schnittstelle und Sprachrohr zu Herstellern und Lieferanten. Kennt jedoch der Einkauf auch die Anforderungen an die Produktdaten des E-Commerce, des Marketings oder des Kundenservice? Abteilungsdenken und -handeln ist ein natürliches Phänomen, das Unternehmen oft an Grenzen bringt.

Im heutigen Blog-Post geht es darum, wie Unternehmen diesen Herausforderungen im Produktdatenmanagement begegnen, warum Produktdaten nicht nur Aufgabe des Einkaufs sind und wie andere Bereiche den Einkauf unterstützen können.

Silodenken ist oft eine zentrale Ursache mangelnder Datenqualität und hat unmittelbare Konsequenzen für den Unternehmenserfolg: Verfolgt der Einkauf bei der Produktdatenbeschaffung beispielsweise ausschließlich die eigenen Interessen hinsichtlich der Warenbeschaffung, fehlen dem Unternehmen verkaufsentscheidende Informationen für Marketing & Vertrieb. Der Kundenservice kann auf Basis unvollständiger Daten spezifische Anfragen zu den angebotenen Produkten nur unzureichend bedienen. Dies führt schließlich zu direkten Mehraufwänden für die Nachbesserung der Datenqualität, zu verpassten Umsätzen durch verzögerte Markteinführungen und letztlich zu Kundenverlusten.

Aber auch IT und Controlling haben mit schlechter Datenqualität zu kämpfen:

• Unvollständige Daten führen zu schlechten Unternehmensentscheidungen.
• Redundant erfasste Daten führen zu höheren Infrastrukturkosten.
• Unklar definierte Systemanforderungen für produktdatenverarbeitende sowie -haltende Systeme verursachen unnötige Aufwände für nachgelagerte Change Requests zur Sicherung der Skalierbarkeit.

Die Arbeit an einer Produktdatenstrategie erfordert ein interdisziplinäres Team. Gemeinsam definieren die Stakeholder ihre Anforderungen an Produktdaten so, dass jeder in der Lage ist seine Aufgaben bestmöglich zu erfüllen.

Drei zentrale Elemente zählen dabei zum Kern einer erfolgreichen Produktdatenstrategie:

(1) Inhalt & Informationstiefe

Es müssen die Produktinformationen identifiziert werden, die den Verkauf selbst ermöglichen und zudem die Positionierung der Marke und des Händlers stärken.

• Welche Informationen werden für Auftragsabwicklung, Lager & Logistik benötigt?
• Welche Produktinformationen werden für den Verkaufsstart benötigt?
• Welche Daten stärken den Abverkauf zusätzlich?
• Welche Informationen benötigen Kundenservice & After-Sales?

(2) Prozesse & Verantwortlichkeiten

Von der Datenbeschaffung bis zur Bereitstellung der Daten umfasst eine Datenstrategie verschiedene Prozessschritte, die es zu definieren gilt. Anschließend müssen Verantwortlichkeiten geklärt werden.

• Wer erstellt eine Produktdatenrichtlinie?
• Wer beschafft welche Produktdaten?
• Wer transformiert und optimiert die Produktdaten für unterschiedliche Anwendungszwecke?
• Wer sichert die jeweilige Datenqualität auf welche Weise?
• Wann werden Produktdaten welchen Nutzergruppen wo und wie bereitgestellt?
• In welchen zeitlichen Abständen werden Datenrichtlinien gereviewed?

(3) Infrastruktur

Eine Produktdatenstrategie umfasst die Definition der eingesetzten Technologien & Schnittstellen. So kann sichergestellt werden, dass Produktinformationen für alle Bereiche zugänglich und nutzbar gemacht werden. Ferner kann die Konnektivität und Skalierbarkeit gesichert werden.

• Welche Datenmengen erwartet das Unternehmen perspektivisch?
• Welche Systeme werden dafür benötigt?
• Welche (neuen) Schnittstellen müssen angefragt bzw. bedient werden?

Eine Datenstrategie zu entwickeln ist keine einmalige Aufgabe, sondern bedarf eines iterativen Ansatzes zur kontinuierlichen Optimierung der Datenqualität und des Dateneinsatzes im Unternehmen. Um Silodenken und Abteilungshandeln aufzubrechen, müssen alle Stakeholder dazu angehalten werden Produktdatenrichtlinien, Schnittstellen, Prozesse, Systeme und Inhalte in regelmäßigen zeitlichen Abständen auf den Prüfstand stellen, ggf. anpassen und neue Richtlinien zu etablieren.

Der Einkauf als Schnittstelle zum Lieferanten kann in diesem Prozess verschiedene Rollen einnehmen:

• Er vertritt die Beschaffungsseite des Unternehmens.
• Er vertritt die Perspektive der Lieferanten und Hersteller, denn er kennt deren Prozesse und Möglichkeiten.
• Er tritt als Berater und Enabler des Lieferanten in Erscheinung und vermittelt diesem die Chancen, welche durch die Bereitstellung besserer Daten entstehen.

Entscheidend für den Erfolg einer Datenstrategie ist, dass diese von allen Stakeholdern inklusive der Geschäftsführung des Unternehmens getragen wird.