Gute Produktdaten erfordern Teamplay

Lieferanten, gleich ob Hersteller oder Großhändler, werden im Handel oft als Verursacher mangelhafter Produktdatenqualität gesehen. Und dies sicherlich auch nicht ganz zu unrecht. Wer bessere Daten haben möchte, muss allerdings mehr tun als nur jammern. Er muss vor allem eins: Prozesse gestalten und mit seinen Partnern kommunizieren. Einige Praxis-Tipps für besseren Datenaustausch und bessere Datenqualität zwischen Lieferant und Händler bietet der nachfolgende Beitrag. Denn im Endeffekt sind gute Daten beim Händler auch für den Hersteller bzw. Lieferanten essentiell.

„Ich geb‘ Ihnen mal den Zugang zu unserem FTP, da können Sie dann Ihre Produktinformationen einfach hochladen.“ ist kein Prozess. Um Einfluss auf die Qualität der Produktdaten nehmen zu können, müssen Händler Prozesse etablieren, die über die Unternehmensgrenzen hinausgehen und den gesamten Produktdatenfluss vom Lieferant zum Kunden abbilden. Klar definierte Prozesse, die für alle Stakeholder transparent nachvollziehbar sind, ermöglichen es Schwachstellen zu erkennen und gegenzusteuern.

Stellen Sie sich bei der Definition des Prozesses unter anderem folgende Fragen:

• Welche Informationen sollen von Ihren Lieferanten angeliefert werden?
• Wie wird der Lieferant über die Datenanforderungen informiert?
• Welche Transfermöglichkeiten bieten Sie dem Lieferanten?
• Welchem Zeitplan folgt die Produktdatenanlieferung?
• Wie oft sollen Lieferanten Daten-Updates bereitstellen?
• Wer ist im Unternehmen für Produktdaten-Onboarding verantwortlich?
• Wer ist Ansprechpartner für den Lieferanten für das Thema Produktdaten?
• Wie stellen Sie sicher, dass auch auf Lieferantenseite ein Kontakt zum Thema Produktdaten aufgebaut wird?
• Wie machen Sie die Mehrwerte guter Produktdaten gegenüber Ihrem Lieferanten transparent?
• Wie erfolgt die Qualitätssicherung der Daten?
• Wie tragen Sie Sorge, dass ihre Lieferanten Rückmeldung zur Güte der angelieferten Daten erhalten?

Die Zusammenarbeit zwischen Händler und Lieferant ist oftmals noch durch das Verhandlungspoker der Listungsgespräche geprägt. Geht es um Produktdaten und Produktdatenqualität, ist das Kräftemessen jedoch vollkommen fehl am Platz. Beide Parteien haben das gleiche Ziel: Den bestmöglichen Abverkauf zu optimalen Konditionen für nachhaltigen Gewinn. Erreicht werden kann dieses, wenn beide Parteien Hand in Hand arbeiten und die optimale Product Experience für den Kunden schaffen.

Das bedeutet konkret: Zum einem müssen Händler ihren Lieferanten das Nutzer-Verhalten ihrer Kunden transparent machen und aufzeigen welche Produktinformationen ihre Kunden erwarten. Zum anderen müssen Lieferanten Verantwortliche für Produktinformationen im Unternehmen benennen und Prozesse etablieren, die für einen sauberen und vollständigen Daten-Stream in den Handel sorgen.

Es ist wie in jeder Beziehung: Woher soll der jeweilige Partner wissen, was Sie von ihm wollen, wenn Sie es ihm nicht sagen? Ein einfaches Werkzeug, um als Händler die Erwartungshaltung an die Produktdaten zu kommunizieren, ist eine Produktdatenrichtlinie zu erstellen, welche Sie Ihrem (Daten-)lieferanten zur Verfügung stellen.

Inhalte einer solchen Produktdatenrichtlinie sollten sein:

• Pflichtangaben & optionale Produktinformationen
• Formatvorgaben (z. B. Datenformate, Codierungen)
• Datenstruktur
• Austauschformate
• Bereitstellungsfrequenz

Diese Richtlinie dann einfach abzuarbeiten, reicht jedoch noch nicht aus: Auch der Hersteller sollte den Händler regelmäßig auf besondere Merkmale seines Produktangebots hinweisen. Auf diese Weise kann schließlich der Händler seine Datenstrukturen weiterentwickeln und dem Kunden die kaufentscheidenden Informationen bereitstellen.

Wer die Qualität von hunderten oder tausenden Produktdatensätzen heben möchte, verliert schnell den Fokus oder steckt schon mal den Kopf in den Sand. „If you can’t measure it, you can’t improve it.” – diese Aussagen hat auch für das Management von Produktdatenqualität Bestand.

Um die Datenqualität zu verbessern müssen Händler und (Daten-)lieferanten zunächst die Stellschrauben der Optimierung ihrer Produktdaten kennen, deren Impact verstehen und schließlich den Status Quo feststellen. Ausgehend davon lassen sich schließlich Ziele herunterbrechen: Geht es darum Produktdaten aktuell zu halten? Oder ist es das Ziel Daten granularer für bessere Marketingkampagnen aufzubereiten? Oder geht es darum die Informationstiefe zu verbessern, um die Conversion einzelner Produktgruppen zu steigern? …

Ein Kennzahlen-System kann helfen in der Händler-Lieferanten-Beziehung gemeinsame Qualitätsziele zu definieren und in regelmäßigen zeitlichen Abständen (Teil-)Erfolge zu messen.

Prozesse zu gestalten, mit dem Lieferanten gemeinsam Ziele zu definieren und Erfolge zu messen sind entscheidende Erfolgsfaktoren für die Steigerung der Produktdatenqualität. Wenn sich Lieferant und Händler in Sachen Produktdaten auf ihre Partnerschaft besinnen, werden letztendlich alle profitieren: Lieferant, Händler und natürlich auch der Kunde.